Slim schooladministratiesysteem: benut alle cijfers

RSG Enkhuizen, een kleinschalig georganiseerde openbare scholengemeenschap voor atheneum, havo, vmbo tl en tweetalig onderwijs, telt momenteel ongeveer 1630 leerlingen. Net als op elke andere school is er een schooladministratiesysteem dat gegevens van personeel, leerlingen en de organisatie verwerkt. Gegevens om op te sturen, om verantwoording mee af te leggen, om de organisatie mee te laten draaien. Gerda de Jong en Paul Coenradie vertellen over de keuzes die zij gemaakt hebben en hoe zij proberen de schooldata zo goed mogelijk te benutten. Leuk vinden ze het ook: “Het is echt ons ding!”

Administratiesysteem: veel in eigen hand

Alleen de technische afwikkeling van de betaling van personeel, de payroll, heeft de school uitbesteed.  Paul: “Wij hebben die keuze gemaakt omdat de werkzaamheden die dat met zich meebrengt een grote belasting zouden zijn voor onze relatief kleine organisatie. Maar verder doen we alles zelf.”

Gerda: “We zijn liever niet afhankelijk van een derde partij. De praktijk heeft laten zien dat als we het zelf doen, het vaak sneller gaat. Daarom proberen we zo veel mogelijk in eigen beheer te doen.” De situatie is zo gegroeid, denkt zij. De school werkt met Magister en was daarmee destijds een van de eerste. “We zagen al snel dat niet alleen dataverwerking belangrijk is, maar ook dat je de output zo moet samenstellen dat verschillende mensen in je organisatie er iets mee kunnen, dat ze ermee kunnen sturen. Of een beslissing mee kunnen onderbouwen, of een signaal krijgen. De vraag is steeds: welke informatie heb je nodig om je functie of rol te kunnen uitoefenen?”

Over het geheel van de informatiesystemen in de school ligt als een schil het systeem Cum Laude, waarmee managementinformatie wordt gegenereerd. Informatie wordt elke 24 uur geüpdatet. Het gaat bijvoorbeeld om leerlingresultaten en doorstroomcijfers: de gegevens in Magister worden direct verwerkt tot een opbrengstenkaart. Docenten, team- en afdelingsleiders kunnen zo direct beschikken over gegevens die zij nodig hebben. Ook de financiële administratie is gekoppeld. Paul: “Het voordeel is dat de verantwoordelijken of budgethouders tot op factuurniveau kunnen zien welke bestedingsruimte er nog is – ze hoeven niet te wachten op kwartaalrapportages.”

Innovatief model geeft inzicht in de toekomst

Kenmerk van de gemiddelde schooladministratie is dat die vaak op eilandjes in de school is verspreid. In de roostersystemen staan personele gegevens, lessen en taken van docenten. In de salarisadministratie gegevens over aanstellingen. En dan is er natuurlijk de leerlingadministratie. Paul Coenradie, zelf ook applicatiebeheerder, heeft een model ontwikkeld om die gegevens samen te brengen met informatie over leerlingenprognoses. Op die manier is het mogelijk om een meerjarenbegroting te maken, op detailniveau, tot wel vijf tot acht jaar vooruit. “Als je weet welk verloop er zal zijn onder je personeel, door pensioen bijvoorbeeld, dan weet je bijtijds hoe en wanneer je een vaksectie moet versterken. Cijfers over de leerlingprognoses (van DUO) bewerken we zo, inclusief de ‘belangstellingsfactor’, dat we vrij precies de instroom in de brugklas kunnen voorspellen.” 

Kenmerken van de organisatie

Elke afdeling binnen de school heeft een verantwoordelijke voor facilitair en ict. Gerda geeft leiding aan de ondersteunende afdelingen. “Ik vind het belangrijk dat het ondersteunend apparaat dichtbij het onderwijs staat. Zo komen alle lijntjes bij elkaar en die zijn bij ons ook letterlijk kort: wij zitten niet op afstand maar werken fysiek bij elkaar. Daardoor weet je veel van elkaar en wat er speelt. Dat vind ik wel een voorwaarde om de informatie in onze systemen optimaal te benutten.”

Meer samenwerken met andere scholen; mogelijkheden voor een benchmark?

Veel scholen werken samen in netwerken en delen waar mogelijk hun kennis. Ook op dit gebied? Paul: “Wij nemen deel aan een netwerk van scholen in onze regio voor financiële en personele vraagstukken. Een paar keer per jaar komen we bij elkaar. Ik vind het fijn als ik een collega bij een andere school om zijn mening kan vragen als ik bijvoorbeeld een berekening aan het maken ben. Maar al met al denk ik dat scholen nog te weinig van elkaars kennis gebruik maken. En dat is jammer, want we doen op financieel gebied toch veel dezelfde werkzaamheden. En zitten ook met dezelfde vragen, zoals op welke kengetallen je kunt sturen; welke geven een goed signaal over de prestaties van leerlingen? Misschien een actiepuntje voor de VO-raad? “

Gerda: “Een benchmark zou mooi zijn, maar omdat schoolorganisaties veel van elkaar verschillen is dat moeilijk te realiseren. Samenwerken en informatie uitwisselen is natuurlijk prima: twee weten immers meer dan een!”

Tips om schooldata goed te benutten

Hoewel scholen natuurlijk onderling verschillen in hun organisatie en administratie, geven Gerda en Paul een paar tips:

• Zorg dat je weet van elkaar welke informatie je gebruikt en benoemt, hoe het softwarepakket in elkaar zit, zelfs op detailniveau. Dan pas kun je verbanden leggen op een hoger niveau.  
• Leg de verantwoordelijkheid voor gegevens bij de bron. Zo zijn onze roostermakers verantwoordelijk voor de juistheid van het rooster in het leerlingenadministratiesysteem.
   

Meer informatie

Zie voor meer informatie het onderzoek over de keuzes die scholen maken bij hun administratiesystemen (2014), dat het Kohnstamm instituut in opdracht van Kennisnet heeft uitgevoerd.