Betere bedrijfsvoering: de kracht van samenhang

Verbeterplan met tips van ervaringsdeskundigen

Met jarenlange ervaring als accountant, geniet hij nu van een functie die veel meer facetten bevat dan alleen de koele cijfers: bedrijfsvoering, huisvesting en ict-informatiesystemen. Dat betekent volop uitdaging, aldus Gert-Jan Geerling, hoofd financiën/bedrijfsvoering bij SG de Waerdenborch. Bij zijn aantreden twee jaar geleden, trof hij een bedrijfsvoering aan die niet mee gemoderniseerd was met de tijd. “De school had te kampen met een financiële neergaande lijn en de hele planning & control-cyclus was niet strak georganiseerd. Na een interne reorganisatie waarbij zowel de bestuurdersfunctie als andere sleutelposities opnieuw zijn ingevuld, waren inmiddels al diverse stappen gezet om de bedrijfsvoering te verbeteren. Wij vonden het echter ook een goede zaak om bij de beginfase van onze verbeteringsaanpak een externe blik erbij te betrekken.“

Daarom deed de school mee aan het Project Verbetering bedrijfsvoering schoolbesturen VO (2013-2015). Aan de gesprekken en adviezen heeft Geerling veel gehad: “De feedback was echt specifiek op onze situatie gericht; het was geen algemeen verhaal. De suggesties waren in lijn met onze ideeën, dus dat was een prettige bevestiging. Het is ook fijn om te sparren met onafhankelijke mensen die verstand van onderwijs hebben. Het heeft ons geholpen om meer zicht op het totaal te krijgen en op een goede onderbouwing van de keuzes die we moesten maken.”

Meerjarenplanning geeft houvast

De Waerdenborch, een openbare school voor vmbo, havo en vwo in Holten, heeft een aantal zaken grondig aangepakt. De inrichting van planning&control is nu systematischer, met betere afstemming tussen de staf en de afdelingen. De PDCA-cyclus zorgt daarbij voor continue verbetering.

Het koppelen van de begroting aan beleidsrapportages en de strategische visie van de school mag dan voor de hand liggend zijn, volgens Geerling blijft het steeds een uitdaging om daar scherp op te zijn: “Risicomanagement zien wij als een cyclisch proces waarbij je externe en interne risicofactoren goed in beeld hebt. Als je je bewust bent van de risico’s en je hebt al nagedacht over beheersings-maatregelen geeft dat rust en vertrouwen. Je lopende beleid kan immers worden voortgezet.  Daarnaast geeft bewustwording van de risico’s houvast bij het bepalen welke financiële buffer je als instelling moet hebben en kun je een strategie bepalen gedurende welk tijdspad je toe wilt groeien naar deze noodzakelijke financiële buffer. Wij werken nu planmatiger en kijken verder vooruit, bijvoorbeeld met een meerjarenvisie op de leerlingontwikkeling en betere planning van het onderhoud.”

Betere en actuele informatie om op te sturen

Ook op het gebied van systeeminformatie en financiële administratie heeft de school een slag gemaakt. Er is geïnvesteerd in managementrapportagetools. Dat levert actuele informatie op over budgetten en begrotingsbeheer voor de budgethouders die ermee moeten werken. “Ze weten precies waar ze aan toe zijn, welke ruimte er is bijvoorbeeld. En dat wordt gewaardeerd”, legt Geerling uit.

Inkoop onder de loep: dat levert wat op

De school formuleerde verder nieuw inkoopbeleid en het contractenbeheer werd onder de loep genomen. Dat leverde niet alleen efficiëntere inkoop op, maar ook besparingen van vele tienduizenden euro’s per jaar. “Ouders kunnen nu de ouderbijdragen via Ideal betalen; docenten geven tijdig aan wat ze nodig hebben voor excursies, secties hebben actueel zicht op de besteding van hun budget en resterende budgetruimte. Het zijn allemaal zaken die bijdragen aan betere bedrijfsvoering. Door deze planmatige werkwijze voorkom je voortdurende ad hoc-beslissingen en speel je ook nog eens middelen vrij die je kunt investeren in onderwijskwaliteit zoals opleiding van personeel en aanpassing van praktijklokalen.”

Natuurlijk, het kan altijd beter, beaamt Geerling. Betere koppeling van rapportages, digitaal factureren, versterking van ict in het onderwijs: het zijn allemaal zaken waaraan wordt gewerkt. “Het werk is nooit af, dat hoort erbij. Mijn tip voor scholen die werken aan betere bedrijfsvoering: als de mogelijkheid er is, maak dan zeker gebruik van de blik van een buitenstaander.” 

Meer informatie

• Lees meer in de brochure ‘Het kàn, een betere bedrijfsvoering’
• De VO-raad bevraagt haar leden om in kaart te brengen welke kennis en behoefte aan ondersteuning scholen hebben als het om bedrijfsvoering gaat. Afhankelijk van de uitkomst gaat de VO-raad daarmee aan de slag.