Breng prioriteiten zichtbaar in kaart met de SWOT-analyse

De SWOT-analyse brengt de sterktes en zwaktes van je school in kaart en laat zien wat de externe kansen en bedreigingen zijn. Zo weet je vanuit welke beginsituatie je een onderwijsontwikkeling start en krijg je zicht op de strategische vraagstukken van jouw school. Het Rhedens Dieren doet mee aan een innovatietraject van Voortgezet Leren rondom het thema flexibel roosteren. De school heeft als doel om in de uitvoering van het onderwijs meer recht te doen aan de verschillen tussen leerlingen. Dat willen ze bereiken met een onderwijsinrichting met meer ruimte voor coaching en waarin ze meer recht doen aan verschillen in mogelijkheden en belangstelling van leerlingen.  Als onderdeel van dit ontwikkelingsproces maakte projectleider Zehra de SWOT-analyse met twee afdelingsleiders en drie andere leraren.

Zichtbaar resultaat

Zehra (docent en schoolopleider) vertelt hoe het team met de tool aan de slag ging: “We startten de sessie samen met de directeur om de formulering van de gewenste ontwikkeling binnen de school helder te krijgen. In teams van twee gingen we vervolgens aan de slag met de SWOT-analyse. We kregen post-its in vier kleuren waarbij elke kleur voor een van de onderwerpen stond: sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. In tweetallen beschreven we de post-its en plakten die in de vakken. Daarna bespraken we plenair vragen als: ‘Wat valt op?’, ‘Wat verbaast je?’ en ‘Is het herkenbaar?’. Het was meteen zichtbaar dat we meer sterktes dan zwaktes hebben!”

Interactief middel

Het interactieve aspect vond Zehra heel belangrijk. “Niemand kreeg de kans om achterover te zitten, het is echt iets wat je met de groep doet. Als je in je eentje ergens over nadenkt, doe je vrij snel aannames. Nu deel je je eigen ideeën gelijk met de groep. Je kunt ter plekke een verwachting of vooroordeel bijstellen omdat collega’s bijvoorbeeld met meer informatie komen.” Richard Brandsma, docent en teamlid onderwijsinnovatie, deelt Zehra’s mening. Hij vult aan: “Door post-its te plakken op de SWOT-poster zie je wat anderen opschrijven. Er komt heel makkelijk een gesprek op gang. Ook met mensen die een andere functie of mening hebben. Hierdoor zie je hoe het docententeam over bepaalde dingen denkt en hoe het managementteam ergens instaat, zonder met de vinger naar elkaar te wijzen. Je hoort de andere kant van het verhaal. En de sfeer blijft heel gemoedelijk.”

Waar liggen de prioriteiten?

Na de bespreking van de vragen plakten we individueel stickers bij de uitkomsten. Aan de stoplichtkleuren van de stickers was te zien welke prioriteit de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen kregen. Verschillende deelnemers lagen meer op een lijn dan ze aanvankelijk dachten. Zehra: “Toen we het hadden over betere communicatie waren we het er niet allemaal over eens dat dat prioriteit zou moeten krijgen. De concurrentiepositie in de omgeving aanpakken, kreeg meer stickers. In het nagesprek besloten we toch om als eerste de communicatie in de school op te gaan pakken, omdat we hier meer invloed op hebben. “We zijn met het projectteam verschillende communicatiemiddelen in gaan zetten om zoveel mogelijk aan ieders persoonlijke voorkeur tegemoet te komen. Zoals schriftelijke berichten, infographics, tijdlijnen, posters, maar zeker ook het persoonlijke gesprek met kleinere groepen collega’s.”

Handige tool!

Beiden zijn enthousiast over het gebruik van de tool. Richard: “We zijn erachter gekomen dat bepaalde dingen echt beter kunnen. Bovendien kunnen we zo’n SWOT-analyse prima zelf uitvoeren.” Zehra zou de methode wel vaker willen gebruiken bij het doorvoeren van veranderingen. “Ik ben benieuwd wat eruit komt als we dit locatiebreed  doen of in subteams van 20 collega’s. Dan creëer je een meer valide oordeel en draagvlak.” Intussen heeft het innovatieteam alle vakgroepen om feedback gevraagd en met een aantal fysiek om de tafel gezeten.

Bijdrage aan schoolontwikkeling

De SWOT-analyse heeft het projectteam bewust gemaakt van hun uitgangspunten als school en vooral ook waar hun prioriteiten liggen. Zehra: “Mede hierdoor hebben we een tijdlijn kunnen opstellen met mijlpalen, tussenopbrengsten en concrete acties om deze te bereiken.” Als voorbeeld van concrete acties noemt ze: het inzetten van verschillende communicatiemiddelen, het uitnodigen van ervaringsdeskundigen op het gebied van een flexibel rooster en het bezoeken van scholen. “Bovendien draagt de SWOT-analyse eraan bij dat je als team systematisch leert werken. Om tussentijdse opbrengsten in kaart te brengen kun je van tijd tot tijd de analyse opnieuw uitvoeren”, besluit Zehra. Richard: “De SWOT-analyse heeft er zeker aan bijgedragen dat alle betrokkenen nu meer meebewegen naar een flexibel rooster. Het heeft letterlijk in beeld gebracht hoe groot de roep is naar meer keuzevrijheid voor leerlingen en meer tijd voor coaching.”