De examencommissie trekt het schoolexamen naar een hoger plan

De hoofdtaak van de examencommissie is om de kwaliteit van schoolexaminering te borgen. Het Christelijk Lyceum Delft (CLD) is blij dat het Eindexamenbesluit VO daar duidelijk over is. “Het past bij een aantal keuzes die wij al hadden gemaakt”, zegt Roy Nederpelt, docent en toetsexpert. “Wij merkten in de praktijk dat verbinding en visievorming veel belangrijkere taken zijn voor de examencommissie dan de praktische uitvoering.” Zo kwam er meer ruimte voor haar eigen, adviserende rol naar de schoolleiding over zaken rond examinering. 

Bredere opdracht 

Het CLD werkt toe naar een bredere opdracht voor de examencommissie. Deze moet ook gaan zorgen voor draagvlak voor het examenbeleid. “Het gaat ons om risicospreiding in het geval dat er iemand uitvalt”, zegt teamleider en examensecretaris Eelke Smulders, “maar ook om betrokkenheid. We willen dat niet alleen de teamleiders, maar alle examendocenten en als het kan zelfs de hele school betrokken is bij het schoolexamen. De examencommissie moet actief uitstralen: dit zijn wij als CLD en dit willen wij met ons schoolexamen.”

Zo wordt er momenteel met alle collega’s gewerkt aan de toetsvisie. Nederpelt: “Dit zorgt voor een bredere betrokkenheid, ook buiten de examencommissie.” Onder de ‘grote’ examencommissie vallen de examencommissies van mavo, havo en vwo. Hierin zitten een toetsexpert, een expert examenreglement en PTA en de examensecretaris/teamleider. De toetsexpert stimuleert de kwaliteitsverbetering van schoolexamen-toetsen en de expert examenreglement en PTA zorgt voor de vormgeving en borging van de regels rond de schoolexamens. Ook deze mensen zorgen voor meer betrokkenheid. Smulders: “Zij zijn echt de verbindende schakel tussen de schoolleiding en iedereen die met de examens te maken heeft.” 

Naar een hoger plan 

Curio (vmbo en mbo in West-Brabant) zag in de opdracht tot kwaliteitsborging aanleiding om de schoolexaminering naar een hoger plan te trekken. Het mooie was dat de onderwijsorganisatie hiervoor expertise in eigen huis had: het mbo werkt al jaren met examencommissies, met kwaliteitsborging als doel. “Wij hadden binnen alle vo-scholen een examencommissie”, vertelt Jet de Bie, secretaris examencommissie vmbo en beleidsadviseur examinering vmbo. “Maar die bestond uit de directeur, de docenten die examens afnamen en de examensecretaris. Al onze scholen hadden behoefte aan een examencommissie die zich vooral zou richten op kwaliteitsborging. We hebben ons samen met de examencommissie van het mbo gebogen over de vormgeving hiervan.” Dat leidde tot een gezamenlijke visie op examinering en mogelijkheden op het gebied van samenwerking en doorstroom. 

Er kwamen richtlijnen voor het PTA. Rode lijn: minder toetsen. De Bie: “We hebben voor heel Curio procesbeschrijvingen op papier gezet. Dat heeft geresulteerd in een handboek, waarin precies beschreven staat hoe de processen lopen. Hierdoor kwam er meer eenvormigheid.” De examensecretarissen hebben een kenniskring, waar De Bie en de coördinator van het examenbureau ook in participeren. Deze kenniskring kijkt of iedereen dezelfde werkwijze volgt om te zorgen dat de schoolexaminering en het centraal examen op de juiste manier verlopen; of alles afgetoetst wordt; de veiligheid geborgd is; en er geen fraude wordt gepleegd. Binnen de kenniskring is ook sprake van collegiale consultatie. “Dat vinden wij heel belangrijk en geeft ook echt meerwaarde”, vertelt De Bie.

Niet verzanden in praktische zaken

De examencommissie bevindt zich in een gecompliceerd speelveld. De taak van kwaliteitsborging is niet precies gedefinieerd. Bovendien gaat de examencommissie over zowel het proces van examinering als de inhoud (met name het afsluitend en schooleigen karakter). En dan zijn er ook nog diverse functionarissen met verschillende taken bij de examinering betrokken. Een goede afbakening is daarom belangrijk. 

Eén valkuil is om teveel energie te steken in de waan van de dag. Nelleke Bouma, kwaliteit- en beleidsmedewerker en examensecretaris van het Eerste Christelijk Lyceum (ECL) in Haarlem: “Praktische zaken komen ook al snel terecht bij de examencommissie. Met name als je daar de examensecretaris en/of teamleiders in zet.” De kwaliteit van het schoolexamen heeft deels ook te maken met praktische zaken, vindt zij: “Wordt er bijvoorbeeld een format gebruikt voor het schoolexamen, waarbij het voorblad het aantal vragen en de te behalen punten vermeldt? Is het beoordelingsmodel ook voor leerlingen inzichtelijk? Bij de examencommissie komen ook verzoeken terecht van leerlingen om uitstel van een schoolexamen of bijzondere faciliteiten, en klachten over de gang van zaken tijdens een schoolexamen. Dat is op zich niet erg en misschien wel zo overzichtelijk. Je moet alleen zorgen dat je niet verzandt in de praktijk, want anders kom je onvoldoende toe aan je hoofdopdracht.”

De examencommissie van het ECL handelt dit soort praktische zaken af in een wekelijks overleg van een uur. “Zo houden we voldoende tijd over om zaken als het PTA, de schoolexamens en het examenreglement aan te pakken”, zegt Bouma. Haar advies: “Kijk bij de samenstelling van je examencommissie naar wat er past bij de structuur van jouw school, jouw onderwijsvisie. Hoe is de communicatie met mensen buiten de examencommissie, is er onderling vertrouwen, heb je zicht op wat er gebeurt op examengebied?” Haar school koos er bijvoorbeeld voor om geen docenten in de examencommissie te plaatsen. “De secties zijn verantwoordelijk voor de examens. Dat is hun expertise, vinden wij.” De examencommissie heeft zicht op de kwaliteit hiervan via Bouma, die zowel kwaliteitszorgmedewerker als examensecretaris is.

Borgen en zorgen

De examencommissie van Curio besloot om ‘borgen’ en ‘zorgen’ uit elkaar te halen, zoals in het mbo het geval is. Daarmee ondervangt Curio het door Bouma gesignaleerde risico dat de examencommissie te druk is met praktische zaken. “Die splitsing van taken is belangrijk voor de kwaliteitsborging”, zegt De Bie. “Als je die twee in één hand hebt, lopen belangen door elkaar heen. Daarom vinden wij het belangrijk om te werken met een examenbureau en een examencommissie.” Het examenbureau zorgt voor zaken als registratie in Magister en het uitdelen van examens aan docenten. De examencommissie borgt de kwaliteit door middel van onderzoeken: hoe verlopen de schoolexamens, hoe wordt het beoordelingsformulier gebruikt, worden de procedures gevolgd bij de afname van het schoolexamen, wordt er gewerkt volgens het handboek? In de examencommissie zit van iedere school één vertegenwoordiger: de examensecretaris of een onderwijsmanager. “Wij zouden er ook graag wat docenten in hebben, maar dat is nog niet gelukt.” 

Alleen de examensecretarissen hebben het borgen en zorgen in één hand. Zij kijken naar de kwaliteit van de examinering én zorgen dat de examinering goed verloopt. Het examenbureau van Curio neemt een aantal administratieve taken van de examensecretarissen over, zodat niet al hun tijd wordt opgeslokt door administratief werk. 

Curio’s visie is, kort samengevat: de leerling staat centraal. Curio wil maatwerk leveren en toewerken naar een leven lang leren. De samenwerking met het mbo is daarvoor ook een belangrijk instrument. De onderwijsinstelling hecht eraan dat alle locaties werken vanuit die uitgangspunten, maar gunt hen ook hun eigenheid. De schuurt weleens, vertelt De Bie. “Onze scholen hebben jarenlang geëxamineerd op een eigen, prima manier en nu moeten ze allemaal centrale regels gaan volgen. Maar het helpt dat onze examensecretarissen in één kenniskring zitten en op de scholen zelf werken. Zij zijn zich er ook van bewust dat goede procedures belangrijk zijn voor het bereiken van kwaliteit. En zij zijn degenen die daar een nieuwe regel introduceren.” Ook de scholing van docenten op het gebied van het PTA en het samenstellen en vaststellen van toetsen helpt volgens haar om eenheid te creëren. 

Werk in uitvoering 

Werken aan een goed schoolexamen is werk in uitvoering, onderstreept Smulders. “We zetten telkens stapjes. Het examenreglement is afgelopen jaar onder de loep genomen en wordt dit schooljaar helemaal herschreven, passend bij de cultuur van de school.” Het CLD merkt dat steeds meer leerlingen willen overstappen van 5 vwo naar 5 havo. Er moeten dan allerlei PTA’s worden omgebouwd. Nu overweegt de school om een speciaal overstap-PTA te maken. Verder is Nederpelt met alle secties in gesprek over de omvang van PTA’s. “De bewustwording hierover groeit”, ziet Smulders. “Dat leidt zeker tot kleinere PTA’s. We bespreken nu ook welke SE-onderdelen we eventueel in de voorexamenjaren kunnen afnemen, en welke beter passen in het examenjaar.”

Bij zo’n doorlopend ontwikkelproces is het handig om een beroep te kunnen doen op expertise van buiten. Het CLD besloot daarom om deel te nemen aan het Leernetwerk examencommissie van de VO-raad. Smulders: “Zo kun je thematisch samenwerken met een heleboel scholen tegelijk en kennis uitwisselen.” 

De volgende stap 

De toetsexperts uit de examencommissie gaan de visie op toetsen in de school formuleren, vertelt Smulders. “Met als basisvraag: wat is nu eigenlijk de cultuur van het toetsen bij ons op school? Dat gaan we dan ook verwoorden in het examenreglement. Zo hopen we de kwaliteit van het schoolexamen nog beter te borgen.”