Verantwoording en bedrijfsvoering: cyclisch leren en verbeteren

Scholen voelen de maatschappelijke en politieke druk om meer werk te maken van verantwoording van publieke middelen. ‘Daar is in principe niets mis mee’, zegt Cor van Montfort, werkzaam aan de Vrije Universiteit Amsterdam, verbonden aan Tilburg University en lid van de Onderwijsraad. In opdracht van de VO-raad werkt hij aan het project Versterking verantwoording in het vo. ‘Verantwoording afleggen is meer dan alleen duidelijk maken wat je als organisatie met belastinggeld hebt gedaan. Je kunt het ook gebruiken om je te ontwikkelen tot een lerende organisatie en om meer kwaliteit te bieden.’

Beleidsrijk begroten en verantwoorden

Van Montfort stelt dat het een kwestie is van goed bestuur om te werken aan professionalisering. ‘Niet alle scholen hebben precies voor ogen wat ze willen bereiken en kunnen dat koppelen aan mensen en middelen. Als je beleidsrijk begroot en je verantwoordt, dan kun je je verbeteren. Het moet ingebed zijn in de cyclus van sturen, beheersen, verantwoorden en toezichthouden. Maar dat is best ingewikkeld. Mijn onderzoek is dan ook bedoeld om scholen daarbij te helpen en te inspireren.’

Rol bedrijfsvoering in het geheel van checks en balances

De onderzoeker doet een aantal aanbevelingen aan scholen om vanuit een aantal perspectieven breder en beter verantwoording af te leggen. Daarvoor is het nodig te investeren in relevante, betrouwbare en tijdige verantwoording aan de Raad van Toezicht en aan andere interne toezicht- en controleorganen (checks en balances). Hier ligt een belangrijke taak voor interne toezichthouders, auditors en controllers. Niet alleen door toegankelijke informatie aan te leveren, maar ook om het gesprek aan te gaan binnen de organisatie en hun rol op te eisen.

Feedback organiseren en daardoor samen verder verbeteren

Bij verantwoording afleggen hoort feedback organiseren en zo leren verbeteren. Scholen kunnen dat organiseren door bijvoorbeeld met belanghebbenden (ouders, leerlingen, leraren of externen) het gesprek aan te gaan over plannen, resultaten of uitkomsten van (zelf)evaluaties. Van Montfort: ‘Je moet het gesprek over plannen, resultaten of uitkomsten van evaluaties echt planmatig organiseren en de informatie die je hebt, op een toegankelijke manier presenteren en bespreken. Dus geen saai klinkend onderwerp als ‘de continuïteitsparagraaf' agenderen, maar wel ‘de plannen voor de komende vijf jaar.’ Ook daarin liggen aangrijpingspunten voor medewerkers in de bedrijfsvoering, zowel om feedback te geven en te vragen als om het verhaal achter de cijfers duidelijk te maken.

Een communicatief jaarverslag, inclusief continuïteitsparagraaf

Vanuit het bestuurlijk perspectief leggen organisaties verantwoording af aan hun directe belanghebbenden om steun en vertrouwen van de omgeving in het bestuur te vergroten. Verantwoordingsinformatie moet begrijpelijk, relevant en toegankelijk zijn. Maar dat is het in de praktijk vaak niet, concludeert Van Montfort. ‘Het traditionele jaarverslag is vaak saai om te lezen.  Door het op een interactieve manier op internet te presenteren, meer beeld te gebruiken en duidelijk te koppelen aan toekomstplannen, maak je het aantrekkelijker om erover te discussiëren.’

De continuïteitsparagraaf is bij veel instellingen op cruciale punten nog voor verbetering vatbaar, aldus de onderzoeker. Idealiter zouden scholen in de hoofdtekst van het bestuursverslag in begrijpelijke taal, ook voor leken, inzicht moeten geven in de plannen, kosten, risico’s, scenario’s en maatregelen.

Gesprek aangaan vanuit vier perspectieven

Volgens Van Montfort kun je het gesprek over verantwoording in je organisatie beter voeren als je het vanuit vier verschillende perspectieven bekijkt. Dat zijn het rechtstatelijk, cybernetisch, bestuurlijk en democratisch perspectief. Controllers kunnen en moeten in elk van die perspectieven hun rol opeisen, vindt Van Montfort. Uit gesprekken die hij daarover had met verschillende betrokkenen van bedrijfsvoering, maakt hij op dat dit kan helpen bij een goede discussie.

Meer informatie

De VO-raad heeft op basis van dit adviesrapport een aantal activiteiten ontwikkeld om de kwaliteit van de verantwoording te vergroten, waaronder leernetwerken voor scholen. De activiteiten zijn inmiddels gestart. Scholen en besturen kunnen zich nog steeds aanmelden. Meer informatie hierover is te vinden op de themapagina Verantwoording.