Wat elke schoolbestuurder moet weten over aanbesteden

Aanbesteden is een manier om inkopen van een organisatie professioneel in de markt te zetten. Door bedrijven gelijke kansen te bieden om een opdracht te verwerven, kunnen aanbestedende diensten de beste prijs-kwaliteitsverhouding bereiken en worden vraag en aanbod beter op elkaar afgestemd. Aanbesteden is in bepaalde gevallen verplicht. Europese aanbestedingsregels zijn door Nederland omgezet in de nationale Aanbestedingswet van 2012.

Ook scholen moeten aanbesteden

Scholen zijn, omdat ze gefinancierd worden door de overheid, organisaties die onder de aanbestedingsplicht vallen. Formeel is de rechtspersoon waar de school toe behoort de aanbestedende dienst. Maar niet alle inkopen van een school moeten worden aanbesteed; dat hangt af van het bedrag dat ermee gemoeid is.

De Europese Unie heeft bepaald dat aanbestedende diensten opdrachten met een waarde van meer dan 209.000 euro (excl. btw) Europees moeten aanbesteden. Opdrachten die als één totale opdracht kunnen worden gezien, moeten over een periode van vier jaar worden geraamd.

Inkopen onder deze drempel moeten volgens de richtlijnen van de Gids Proportionaliteit worden gedaan. De Gids bevat adviezen en voorschriften voor het hele inkoopproces, van voorfase tot aan contractvoorwaarden, dus bijvoorbeeld over de keuze van de procedure, geschiktheidseisen en zekerheidsstelling.

Op de website van PIANOo - het Expertisecentrum Aanbesteden van de overheid - leest u in de Metrokaart een uitgebreide toelichting op alle stappen van het inkoopproces.

Hoe zit het met inkopen van leermiddelen?

Ook de inkoop van leermiddelen valt onder de aanbestedingsregels. Een overzicht van informatie voor deze specifieke inkoopgroep is te vinden op de website van PIANOo.

Veranderingen in de aanbestedingswet

De aanbestedingswet kent per 1 juli 2016 een aantal wijzigingen. De bedoeling ervan is om bedrijven beter toegang te geven tot overheidsopdrachten, administratieve lasten te verlichten en meer ruimte voor innovatie te geven. De wijzigingen in het kort (en niet volledig):

• Meer ruimte voor dialoog, innovatie en duurzaamheid. Er komen meer mogelijkheden voor dialoog met de markt, en er komt meer ruimte voor het uitvragen van duurzame en innovatieve oplossingen. Een nieuwe aanbestedingsprocedure hiervoor is het innovatiepartnerschap. Lees meer in de factsheet hierover.
• Aanbestedingsprocedure volledig digitaal per 1 juli 2017. Vanaf 1 juli 2017 is het verplicht om opdrachten boven de Europese drempelwaarden geheel digitaal te laten verlopen via TenderNed.
• Vereenvoudigde procedures. Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie ervan. Dat gaat onder andere op voor het onderwijs. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven 750.000 euro verplicht worden (voor)aangekondigd.