Meer duidelijkheid over verwerking kosten groot onderhoud

In de zogeheten RJ-uiting op 7 februari 2023 geeft de RJ duidelijkheid over de wijze waarop schoolorganisaties de kosten van groot onderhoud moeten verwerken in de jaarcijfers. Hoewel het vooral een technische discussie lijkt kan het wel forse consequenties hebben voor de financiële positie van een schoolorganisatie.

Voor schoolorganisaties die de gebouwen op hun balans hebben opgenomen, zijn de bepalingen uit de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving uit hoofdstuk 212 (Materiële vaste activa) onveranderd integraal van toepassing. In het funderend onderwijs zijn de gebouwen meestal niet opgenomen op de balans, omdat het economisch claimrecht hiervan bij de gemeente of een andere partij ligt. Voor deze schoolorganisaties verandert de verwerking van de kosten van groot onderhoud in de jaarcijfers.

Wanneer is er sprake van groot onderhoud?

Er is volgens de nieuwe RJ-uiting sprake van groot onderhoud als er kosten gemaakt zijn voortvloeiend uit (periodieke) werkzaamheden na een langere gebruiksperiode om de huidige staat van het schoolgebouw in stand te houden. Deze kosten zijn niet te kwalificeren als frequent (jaarlijks) voorkomende onderhoudsuitgaven en de kosten liggen niet onder een door de schoolorganisatie vastgestelde ondergrens.

Kosten als gevolg van onder meer uitbreidingen van de capaciteit of kwalitatieve verbeteringen (besparing energieverbruik e.d.), moeten altijd worden geactiveerd op de balans waarna hier jaarlijks op moet worden afgeschreven. Voor deze zogenoemde ‘uitbreidingsinvesteringen’ is het dus niet toegestaan om een voorziening groot onderhoud te vormen, om vervolgens deze uitgaven ten laste van deze voorziening te brengen.
Frequent onderhoud en lage onderhoudskosten komen daarmee ten laste van de verlies en winstrekening.

Hoe verwerk je groot onderhoud in de jaarcijfers?

Schoolorganisaties hebben twee keuzes voor de verwerking van groot onderhoud waarbij je óf voor de één of voor de andere optie kiest:

1. Voorziening groot onderhoud;
2. Activeren op de balans en jaarlijks afschrijven.
    

Voorziening groot onderhoud

Bij de keuze voor een voorziening groot onderhoud wordt deze opgebouwd per component, waarvoor tijdsevenredig moet worden gespaard.  Dus als bijvoorbeeld het dak na 20 jaar moet wordt vervangen voor €200.000, dan zou er voor deze component alleen al na 10 jaar €100.000 in de voorziening groot onderhoud moeten zitten. Dit principe geldt voor alle componenten van groot onderhoud en de optelling van alle componenten van alle schoolgebouwen bepaalt de hoogte van de voorziening groot onderhoud.

De voorziening groot onderhoud wordt nu veelal vastgesteld op basis van een meerjaren onderhoudsplan (MJOP), waarbij alle onderhoudsuitgaven van het schoolbestuur worden geëgaliseerd over de periode van die MJOP. Zo'n egalisatievoorziening voor het groot onderhoud is na 1 januari 2024 niet meer toegestaan.

Impact op financiële positie

Voor schoolorganisaties die overstappen van een egalisatievoorziening naar deze nieuwe wijze van vaststellen, kan dit grote impact hebben voor de reservepositie/het weerstandsvermogen. Er kan een verschuiving van eigen vermogen naar voorziening (vreemd vermogen) nodig zijn, waardoor de reservepositie/het weerstandsvermogen zal afnemen.

Schoolbesturen die ervoor kiezen om over te stappen van een voorziening naar het activeren en afschrijven van onderhoudsuitgaven kunnen daarentegen te maken krijgen met een  toename van de reservepositie/het weerstandsvermogen. In dat geval zal men de voorziening moeten laten vrijvallen ten gunste van het eigen vermogen. Afschrijvingslasten ontstaan pas (en lopen op) naarmate er meer onderhoudsuitgaven zijn gedaan de komende jaren.

De overstap naar activeren en afschrijven of naar een nieuwe wijze voor het vaststellen van de hoogte van de voorziening groot onderhoud, heeft geen effect op de liquiditeit van uw schoolorganisatie. Er wordt door de wijzigingen niet opeens meer geld uitgegeven aan groot onderhoud.

Vervolg 

De VO-raad kan zich vinden in de (ontwerp) RJ-uiting 2023-2, maar voorziet bij de toepassing hiervan wel veel vragen bij schoolorganisaties. Zowel ten aanzien van de interpretatie als de uitvoering van de voorschriften. De VO-raad werkt daarom de komende maanden samen met de PO-Raad en OCW en in overleg met schoolorganisaties, accountantskantoren en de werkgroep RJ660, aan ondersteuning voor schoolorganisaties om aan mogelijke vragen tegemoet te komen.