Onderzoek intern toezicht vo: vooruitgang geboekt, tijd voor volgende stap

De commissie heeft het onderzoek eind 2017 laten uitvoeren door Rienk Goodijk en Clement van der Klooster, verbonden aan het Zijlstra Center van de Vrije Universiteit. Centrale vraag was: ‘Hoe is anno 2017 het intern toezicht in de vo-sector georganiseerd en hoe wordt deze gepraktiseerd in relatie tot de publieke taakuitoefening van de onderwijsinstelling’?

Om deze vraag te beantwoorden is eerst een uitvoerige enquête afgenomen onder de leden van de VO-raad en de VTOI-NVTK. Dit resulteerde in 184 respondenten, waarvan 63% bestuurder was. Vervolgens is in drie casestudies ingezoomd op de belangrijkste resultaten. Deze resultaten zijn in een panelbijeenkomst met (praktijk)experts ook nader geduid. Bij het onderzoek is voortgebouwd op eerder onderzoek in de vo-sector.

Belangrijkste bevindingen

Het onderzoek heeft geleid tot een aantal belangrijke bevindingen:

• In algemene zin is vooruitgang geboekt
  Conform de governance code beschikt het intern toezicht steeds vaker over een toezichtkader en reglement. De zittingstermijn is in veel gevallen teruggebracht naar twee keer in vier jaar en criteria voor nevenfuncties zijn vaker vastgelegd.  
• De evaluatie van het intern toezicht wordt gemeengoed
  Het intern toezicht evalueert zichzelf over het algemeen. Vaak (ook) apart van de bestuurder. In 30% van de gevallen worden de resultaten echter niet met het bestuur besproken. Ook vindt 25% van de toezichthouders dat de RvT geen eigenstandige verantwoordingsplicht heeft. Ook blijkt dat de inhoudelijke invulling van de evaluatie scherper kan.
• Intern toezicht heeft niet overal zicht op de interne en externe belanghebbenden
  De primaire informatiebronnen van het intern toezicht zijn de bestuurder zelf en de externe accountant. Daarnaast ontbreekt het toezicht op het stakeholderbeleid nog vaak. Ook is er nog verschil in opvatting ten aanzien van de rol van het intern toezicht richting stakeholders. Terwijl dit alles, vanuit de maatschappelijke opdracht van het onderwijs, van groot belang is.
• Intern toezicht is vaker dan gewenst reactief
  Zowel bestuurders als toezichthouders vinden het wenselijk dat het intern toezicht zich pro-actiever op gaat stellen dan nu in de praktijk het geval is. Op deze manier ontstaat een beter gesprek over de koers van de organisatie en een gezamenlijke basis om een scherper onderling gesprek te voeren.
• Werkgeversrol wordt relatief laag gewaardeerd
  Hoewel respondenten de werkgeversrol van het intern toezicht hoger waarderen dan eerder, blijft deze - met name bij de bestuurders - lager scoren dan de controlerende en de adviserende rol. Zeker als het ‘spannend’ wordt in de onderlinge relatie kan dit voor problemen zorgen.
• Het intern toezicht is beduidend positiever over haar toegevoerde waarde dan het bestuur
  Tegenover 76% van de toezichthouders geeft 50% van de bestuurders aan dat het intern toezicht (redelijk) veel toevoegt. Het valt op dat bestuursbesluiten (zeer) weinig worden bijgesteld door het intern toezicht. Omdat daarnaast blijkt dat het intern toezicht nog (te) reactief is, kan dit niet in alle gevallen worden verklaard doordat het intern toezicht aan de voorkant heeft ‘meegedacht’. Bovendien is in 30% van de gevallen (nog) geen toezichtvisie ontwikkeld en bij 40% (nog) geen kader, en ontbreekt er daarmee een stabiele basis voor het ‘borgen’ van de toegevoegde waarde van het intern toezicht.
• Het gesprek over honorering zorgt voor ongemak
  Mede doordat de toegevoegde waarde van het intern toezicht nog niet overal als optimaal wordt ervaren, is het gesprek over (de ophoging van) de honorering ongemakkelijk en lopen de meningen hierover sterk uiteen.
   

Commissie: ga met elkaar in gesprek

Over het geheel genomen is vooruitgang geboekt in de professionaliteit en de invulling van de rol van het intern toezicht, zo concludeert de commissie. Zo zijn de benodigde reglementen vaker op orde, wordt er meer aandacht besteed aan de evaluatie en wordt vaker gewerkt vanuit een expliciete toezichtvisie en -kader.

Wel zijn het gedrag en het rolbewustzijn van bestuur en intern toezicht nog niet overal voldoende ontwikkeld. Ook blijkt er verschil van mening te zijn over de waarde die het intern toezicht toevoegt. De commissie roept bestuurders en toezichthouders op hierover in gesprek te gaan.  Wat vraagt het van bestuur en toezicht om de organisatie en het onderwijs zich verder te laten ontwikkelen? Is het bijvoorbeeld wenselijk dat het intern toezicht pro-actiever wordt? En hoe dan? En als het gaat om gedrag: Hoe verhoudt het intern toezicht zich tot de belanghebbenden van de instelling? Hoe verzamelt het intern toezicht haar informatie? Hoe wordt invulling gegeven aan de werkgeversrol? Hoe gaat het intern toezicht om met interventies? Hoe ziet de evaluatie van bestuur en intern toezicht eruit? Als basis voor dit gesprek kan gebruik worden gemaakt van de vragenlijst die de VU voor dit onderzoek heeft ontwikkeld.

Eén en ander kan worden vastgelegd in een toezichtvisie en -kader. Dit document is geen doel op zich, maar kan wel bijdragen aan de borging van een effectieve en voorspelbare relatie tussen bestuur en intern toezicht, wat ten gunste komt van het onderwijs op de scholen. Ook professionalisering door middel van scholing en intervisie kan bijdragen aan verdere groei.

Hoe nu verder?

De monitoringscommissie zal de resultaten van het onderzoek meenemen in haar eindadvies aan de VO-raad, dat eind 2018 wordt gepubliceerd. In dit eindadvies zal worden ingegaan op de vraag hoe de VO-raad en de VTOI-NVTK gezamenlijk kunnen stimuleren dat het gesprek tussen bestuur en intern toezicht gevoerd wordt. Een gesprek dat uiteindelijk moet leiden tot verdere professionalisering van beiden en een samenspel dat van toegevoegde, publieke waarde is.   

Daarnaast worden de resultaten van dit onderzoek besproken tijdens een workshop op het VO-congres en een VO-platform van de VTOI-NVTK.

Ook de VO-academie besteedt aandacht aan het onderwerp. Op de ALV van de VO-raad op 31 mei wordt een katern uitgedeeld waarin het samenspel met het intern toezicht verder wordt uitgediept. Daarnaast start per september het leertraject ‘Samenspel tussen Bestuurder en RvT’. Doel van dit leertraject is ‘uw persoonlijke effectiviteit in de rol als schoolbestuurder te versterken opdat u onder meer een betere en sterkere samenwerking met de RvT kunt realiseren’.