Regeling (aanvullende) reiskostenvergoeding 2023

De uitruilregeling is gebaseerd op de fiscaal gefaciliteerde methode 1.

Methode 1

Deze methode kan alleen worden toegepast als de werknemer doorgaans naar een vaste arbeidsplaats reist of, meer concreet, in het kalenderjaar vermoedelijk in tenminste (70% van 52 weken=) 36 weken naar de werkplek zal reizen.

De 36-wekeneis van methode 1 blijkt in de praktijk vragen op te roepen, deze worden hieronder behandeld.

Kan methode 1 (en in navolging daarvan de uitruilregeling) worden toegepast als een op 1 januari 2023 lopend contract eindigt gedurende het jaar, bijvoorbeeld per 1 augustus 2023?
Ja, dat kan onder de volgende voorwaarde. In onderdeel 4.2 van zijn besluit van 20 maart 2015, nr. BLKB2015-0188M, heeft de staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat voor dienstbetrekkingen die gaandeweg het kalenderjaar eindigen uitgegaan mag worden van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband in dat jaar vermoedelijk duurt. Een werknemer die per 1 augustus 2023 in dat jaar een dienstverband van 31 weken heeft, reist in 2023 toch doorgaans naar een vaste arbeidsplaats als hij dat in dat jaar vermoedelijk in minimaal (70% van 31 weken =) 22 weken doet.

Kan methode 1 (en in navolging daarvan de uitruilregeling) worden toegepast als een dienstbetrekking op 1 augustus van een jaar aanvangt?
Ja, op basis van de tekst van het Handboek Loonheffingen 2022 (versie oktober 2022) kan dat eveneens. Er moet dan worden uitgegaan van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband in dat jaar nog duurt.

Kan een werknemer gebruik maken van de uitruilregeling als hij langdurig afwezig/ziek is?
Nee, dat kan niet. Binnen methode 1 is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof. U mag daarom de reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens maximaal zes aaneensluitende weken waarin uw werknemer afwezig is. Als u langdurige afwezigheid van uw werknemer verwacht, mag u de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. U mag de reiskostenvergoeding daarna pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.

Hebben wijzigingen in het reispatroon (bv wegens corona) invloed op de toepasselijkheid van de uitruilregeling?

Ja, dat kan zeker het geval zijn. Voorwaarde voor deelname aan deze regeling is dat het reispatroon van een werknemer voldoet aan de vereisten van methode 1. Zodra duidelijk is/wordt dat een werknemer niet (meer) voldoet aan de vereisten van methode 1 (waaronder de 36-wekeneis), dan kan geen gebruik (meer) gemaakt worden van deze regeling. Pas dus goed op als een werknemer (deels) thuis werkt of gaat werken, want dat heeft direct invloed op het kunnen toepassen van de uitruilregeling. Deze regeling is bedoeld voor werknemers die hun normale reispatroon (hebben) behouden. Mocht u twijfels hebben over de toepasselijkheid van de uitruilregeling, neem dan contact op met de voor uw organisatie competente Belastinginspecteur.