Samen regie op ICT: geen afvinklijstje, maar bewuste keuzes

“Eigenlijk is regie nemen op ICT gewoon goed besturen”, constateert Frits Hoekstra, bestuurder van SCOPE scholengroep halverwege de eerste inhoudelijke bijeenkomst van de adviesgroep Regie op ICT. Op tafel ligt de vraag wat het eigenlijk wil zeggen om als schoolbestuur ‘je verantwoordelijkheid te nemen voor ICT’. De aanwezige bestuurders zijn het daar vrij snel over eens: geen lijstje met verplichtingen afvinken, maar bewuste keuzes maken op grond van je organisatiedoelen en een risicoanalyse, net zoals je bijvoorbeeld doet bij onderwijs of huisvesting.

Voorwaarde voor goed onderwijs

Met deze benadering kiezen de bestuurders voor een brede kijk op de verantwoordelijkheid van schoolbesturen. Bij regie op ICT gaat het om het creëren van voorwaarden voor goed onderwijs. Veiligheid is zo’n voorwaarde: de Inspectie van het Onderwijs constateert in een recent onderzoek naar ICT in het hoger onderwijs dat er reden is om aan te nemen dat onderwijsinstellingen in álle sectoren digitaal kwetsbaar zijn. “Je moet als schoolbestuurder weten wat het risico is en wat je ertegen kunt doen”, zei onderwijsinspecteur Ellen Jagtman half september in reactie op vragen van de NOS. Toch is risico’s afdekken slechts één aspect. Het gaat om het scheppen van de juiste omstandigheden voor leren, en daar heeft een school werkende en veilige ICT voor nodig.

Ander gedrag

“Hoe maken we met ICT ons onderwijs beter?”, vat Frank Tigges (Stichting Klasse) de essentie samen. Dat is de bril waardoor de adviesgroep kijkt naar haar opdracht: het inventariseren van ICT-verantwoordelijkheden en het maken van afspraken als sector. “Het einddoel is ander gedrag”, zegt Egbert de Jong (Montessori Vereniging Haarlemmermeer). “Van onszelf en van personeel. Niemand is een voorstander van Netflix in de klas en toch doet iedereen het. Hoe veranderen we dat? Niet met regels, want hoe meer verkeersregels je maakt, hoe slechter weggebruikers zich gedragen. De echte vraag is de vertaling van verantwoordelijkheden en normen naar gedrag.”

(On)volwassen?

Een andere kanttekening is dat verschillen in grootte, besturingsfilosofie en organisatiecultuur kunnen leiden tot verschillen in de mate waarin je beleid op papier zet. Iets wat je in een groot bestuur tot in detail vastlegt, krijgt in een klein bestuur soms ‘vanzelf’ vorm in de praktijk. Het is volgens de adviesgroep dan ook niet terecht om beleid op hoofdlijnen te bestempelen als ‘digitale onvolwassenheid’. “Je primaire verantwoordelijkheid als bestuurder is zorgen dat leerlingen en medewerkers in een veilige omgeving kunnen werken. Als je dat als klein bestuur goed voor elkaar hebt, hoe erg is het dan dat je beleid beknopt is?”, vraagt Jan Kees Meindersma (De Groeiling). “Besturen is bewuste afwegingen maken: waar zit voor déze organisatie op dít moment het juiste midden tussen risico’s afdekken en dichtregelen?”

Drie voorbeelden

Om te kijken hoe deze uitgangspunten zich verhouden tot de praktijk, bespreekt de adviesgroep drie concrete ICT-verantwoordelijkheden van schoolbesturen. Ze kiezen deze uit een overzicht dat Kennisnet momenteel samen met een vertegenwoordiging van het onderwijsveld aan het opstellen is. Bij het thema ‘informatiebeveiliging en privacy’ valt de keus op de bestuurlijke verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alle mensen in de organisatie weten wat informatiebeveiliging en privacy is en hoe schoolbesturen kunnen bijdragen aan een veilige werkomgeving. “Dat is essentieel om te kunnen sturen op gedrag”, vindt Gabriëlle Leijh (Cals College).

Voorbeeld 1: de verjaardag

Wat betekent het in de praktijk om als bestuurder deze verantwoordelijkheid te nemen? Er zit een formele kant aan, vinden de aanwezigen: je laat medewerkers bijvoorbeeld een contract tekenen waarin ze beloven vertrouwelijk met gegevens om te gaan. “Dat heb je nodig: er zijn situaties waarin je moet sanctioneren en dan moet je het geregeld hebben”, zegt Paul Slegers (Stichting Onderwijs Midden-Limburg). Maar de gedragskant is het belangrijkst. “Al onze leraren in opleiding tekenen een geheimhoudingsverklaring”, zegt Jan Kees. “Maar je bent er pas als ze ook snappen wat dit voor hen betekent. Daar hebben we het dus over: ‘Vertel je op een verjaardagsfeestje een verhaal waarin een leerling voorkomt, dan noem je die leerling niet bij naam, want onze scholen staan in dorpen waar iedereen elkaar kent.’ Pas als mensen de achterliggende gedachte snappen, kunnen ze keuzes maken.”

Voorbeeld 2: de verdwenen toetsresultaten

Op naar het tweede voorbeeld. Bij het thema ‘veilig digitaal toetsen’ bespreekt de adviesgroep de verantwoordelijkheid om de beschikbaarheid, integriteit en de vertrouwelijkheid van de verwerking van toetsresultaten te borgen. “In de praktijk ligt die verantwoordelijkheid bij de directie, maar als het mis gaat, kijkt iedereen wel naar de bestuurder”, zegt Frits. “Ik heb bijvoorbeeld wel eens meegemaakt dat van een examen alle resultaten verdwenen leken te zijn. Gelukkig zaten ze in de cloud en kwamen ze weer boven water, maar ik heb er wel slecht van geslapen. Sindsdien bespreek ik dit onderwerp regelmatig met directeuren.” Jan Kees: “Een afweging is hoeveel vrijheid je teams geeft in hun toetsbeleid. Voor een bestuur is het bijvoorbeeld fijn als alle scholen hetzelfde leerlingvolgsysteem gebruiken, maar een leerlingvolgsysteem moet ook passen bij het onderwijs en vanuit die gedachte geef je teams misschien liever keuzevrijheid.”

Voorbeeld 3: de fiets-app

Het derde en laatste voorbeeld gaat over het thema ‘toegang tot digitale leermiddelen’. Wat wil het zeggen dat je als bestuurder verantwoordelijk bent voor een drempelloos gebruik van digitale leermiddelen? Het betekent niet dat je het gebruik van alle applicaties maar moet goedvinden, meent de adviesgroep. “Sommige apps zijn ronduit onveilig. Daar werp je wel een drempel op”, zegt Jan Kees. Paul noemt het voorbeeld van een mobiele app voor het bijhouden van fiets- en loopprestaties. “Ideaal voor thuis, maar niet voor op school, want die app verzamelt AVG-gevoelige gegevens.”

In gesprek met schoolteams

Maar hoe maak je mensen hiervan bewust? Veel van de aanwezige bestuurders gaan hierover met schoolteams in gesprek, zo blijkt. In het bestuur van Frits zijn na dergelijke discussies van de driehonderd apps die in gebruik waren, nog vijftien applicaties overgebleven. Door vanuit het bestuur het keuzeproces van digitale leermiddelen actief te ondersteunen, wordt het ook makkelijker om te zorgen voor een goede technische implementatie, concludeert Frank. “Scholen en teams houden veel inhoudelijke keuzevrijheid en toch borg je dat alles werkt en veilig is.”