Samenwerken in netwerk Bedrijfsvoering: dat werkt!

Samenwerken in een netwerk is effectief en inspirerend; kennis delen zorgt vaak voor innovatie. Veel scholen werken al samen in netwerken. Een van die netwerken verzamelt zich rond het onderwerp Bedrijfsvoering. John Kruijer, directeur Service- en Expertisecentrum en secretaris College van Bestuur SVOK, is er enthousiast over en deelt graag zijn ervaring en tips.

Zorg voor effectieve bijeenkomsten en een plek om kennis te delen

Het netwerk Bedrijfsvoering waaraan John Kruijer deelneemt, bestaat nu vijf jaar. Maximaal vijftien besturen en een vertegenwoordiger van de VO-raad is een mooi aantal volgens John. De meest effectieve werkwijze: “We komen vier keer per jaar bijeen op een school, de gastheer rouleert. Het ochtendprogramma vullen we in met een presentatie van een expert over een actueel thema, zoals risicomanagement en taakbeleid. In de middag maken we een rondje onder de deelnemers en wisselen we uit wat er speelt. Verder hebben we een portal waar we documenten delen. Naast de agenda kunnen de deelnemers hier informatie plaatsen, bijvoorbeeld over het jaarverslag, een kaderbrief of aanbestedingsdocumenten.”

Onder elkaar zijn met dezelfde drijfveren

“Wat mij opvalt in ons, maar ook in andere netwerken Bedrijfsvoering, is dat iedereen bezig is met dezelfde thema’s en dat we vooral kunnen leren van elkaar en elkaars stukken goed kunnen gebruiken. Belangrijk is ook dat er geen commerciële partijen zijn aangesloten; het gaat in de eigen tijd, zonder externen. Onze drijfveer is het onderwijs efficiënt te organiseren. Samen kun je ook je stem meer gewicht geven, bijvoorbeeld dat de kosten van de accountant sterk zijn gestegen vanwege een nieuw controle-protocol, dat signaal geven we af aan de beleidsmakers: of dat niet anders kan?”

Doe samen wat je niet alleen kunt

“Een goed voorbeeld van samenwerken is de benchmark die ons netwerk vier jaar geleden heeft uitgevoerd naar hoogte van overhead binnen onderwijsinstellingen. Dit najaar (2017) is het onderzoek herhaald. Een benchmark uitvoeren is kostbaar en dat kun je dus beter samen doen. De deelnemers van het netwerk bespreken de uitkomsten en dat wordt zeer gewaardeerd. Er is ook interesse in een benchmark op schoolniveau over efficiënte inzet van personeel, over lestaken en overige taken. Dat levert inzicht op om de werkdruk voor docenten te verlagen en de klassengrootte aan te pakken. Verder denken we aan een kwaliteitsmeting onder docenten: hoe tevreden zijn zij met de ondersteuning? Het zijn goede voorbeelden van onderzoeken die je samen kunt doen.”

Discussieer kritisch over actuele thema’s

“Een voorbeeld van een gespreksonderwerp is risicomanagement. In rondetafelsessies is er in het netwerk gediscussieerd over criteria om geld te reserveren voor risico’s. Zijn de reserves niet te hoog? Ook over doordecentralisatie, bekostiging via samenwerkingsverbanden of het lerarentekort voeren we kritische discussies. Gevoeligheden gaan we niet uit de weg, bijvoorbeeld over de inrichting van de CAO. Iedereen mag zijn mening geven. In dit netwerk zijn we geen concurrenten van elkaar. Een netwerk is halen en brengen van kennis en geen lobby!”

Tips en een oproep

“Steeds meer onderwijsinstellingen verantwoorden zich naast de verplichte jaarrekening ook naar de omgeving. Ik vind dat een goede zaak. Wij maken bijvoorbeeld een publieksversie van ons jaarverslag. Een ander interessant verslag is het jaarverslag van de Stichting OMO: OMO-jaarverslag 2016. Verder denk ik dat het een goede zaak is als wij ons als bedrijfsvoeringsprofessionals vaker mengen in actuele discussies om feiten van fabels te onderscheiden, zoals het bericht dat er miljoenen euro’s in het onderwijs niet te traceren zouden zijn. Mijn reactie hierop heb ik verwoord in het artikel Waar zijn de onderwijsmiljoenen van het SVOK gebleven?”

Ook geïnteresseerd in het aansluiten bij of starten van een netwerk Bedrijfsvoering? Neem contact op met Paul Huisman van de VO-raad, paulhuisman@vo-raad.nl