Communicatie over het eindexamen op het Ludger College: ‘Betrek iedereen in de school’

Ook dit jaar heeft de school hierbij bewust gewacht tot ze echt concrete informatie hadden over de aanpassingen in het CE. Hierbij werd onder meer informatie opgehaald via het servicedocument Examens, de VO-raad website, andere scholen in de regio en het netwerk van examensecretarissen. Daarna zijn twee communicatietrajecten gestart, gericht op enerzijds leerlingen/ouders en anderzijds medewerkers, waaronder mentoren en (examen-)docenten.

Docenten, roostermakers, conciërges én het verhuisbedrijf

Oosten: “Wederom vraagt de aangepaste opzet om duidelijkheid en een strakke planning. En alle lagen van de school hebben hiermee te maken. We wilden daarom meer communiceren, gericht op alle groepen in de school: wat betekent dit voor hen? Onze toetsweek valt bijvoorbeeld samen met tijdvak 2. Hoe regelen we dit qua inzet van lokalen en de surveillance? Ook roostermakers en conciërges moeten dus in een vroeg(er) stadium betrokken worden als gelijkwaardiger partners in de examenorganisatie.

Voor docenten was het een belangrijke vraag hoe de tweede correctie in een krapper tijdsbestek kan worden afgerond. Dat bleek vorig jaar in de praktijk gelukkig mee te vallen, omdat toen veel minder leerlingen dan gedacht tijdvak twee nodig hadden om te slagen. En waar het qua correctie toch lastig werd, keken we naar maatwerk voor de betreffende docenten. Dit jaar hebben we verder opnieuw een examenplanning voor docenten gemaakt, om op een rijtje te hebben wat er wanneer moet gebeuren. De afronding en correctie van het derde tijdvak valt bijvoorbeeld bij ons in de eerste week van de vakantie. Dat vraagt dus tijdig om het betrekken van de secties over afspraken wie in voorkomende gevallen de correctie af kan ronden. 

Verder speelt dat we tussen de tijdvakken door van start gaan met de voorbereidingen voor de verhuizingen voor de bovenbouwcampus. Het Ludger College vormt volgend jaar samen met de bovenbouw van het Rietveld Lyceum de bovenbouwcampus. Beide scholen zitten dan in één gebouw. Om te zorgen dat examenleerlingen geen last hebben van de verhuizing wordt ook de commissies van beide scholen betrokken bij de examenplanning. Ook het verhuisbedrijf vormt zo onderdeel van de examencommunicatie." 

Gedoseerde voorlichting voor leerlingen en ouders

Voor leerlingen en hun ouders zette de school een aantal zaken op een rij in een handig overzicht. Oosten: "Daarbij proberen we een ‘overkill’ aan informatie te voorkomen. Gedoseerd communiceren dus, waarbij we vinger aan de pols houden bij leerlingen, ouders en mentoren welke vragen er leven. Praktische informatie wordt bijvoorbeeld later gedeeld en besproken in de mentorlessen." 

In 2021 werden ook filmpjes ontwikkeld voor mavo en havo/vwo-leerlingen, waarbij aan de hand van een powerpoint alle nieuwe aanpassingen werden besproken.  "Omdat bleek dat leerlingen in 2022 al beter bekend waren met de regels, die op hoofdlijnen hetzelfde zijn als vorig jaar, worden deze filmpjes dit jaar niet meer actief ingezet," vertelt Oosten. "Voor leerlingen die vervroegd of gespreid examen doen wordt een apart voorlichtingsmoment georganiseerd om de voor hun relevante informatie te bespreken en, de soms zeer specifieke, vragen te kunnen beantwoorden."

Bij alle andere vragen kunnen leerlingen en hun ouders terecht bij een speciaal hiervoor ingerichte online vragenhelpdesk. “En ze lopen nu soms even bij mij binnen," aldus Oosten. "Het is belangrijk dat leerlingen weten waar ze terecht kunnen op dit vlak. Dat is – samen met het betrekken van iedereen in de school – mijn belangrijkste communicatie tip. Want het examen doe je met de gehele school." 

Voor meer informatie over de aanpak van het Ludger College of de bovenbouwcampus kunt u contact opnemen met Gerhard Oosten via Gerhard.Oosten@achterhoekvo.nl.