Onderhoud gebouwen: sparen per onderdeel of schuiven met potjes?

Ben de Wilde is stichtingscontroller bij Lucas Onderwijs, stichting voor bijzonder primair en voortgezet onderwijs in de regio Haaglanden. De stichting telt zesenveertig scholen voor basisonderwijs, vier scholen voor speciaal basisonderwijs, drie expertisecentra en drie regio's voor voortgezet onderwijs met in totaal vijfentwintig locaties. Dus dat betekent een behoorlijke post voor onderhoud.

Hoe regelt de school dat?

“Zoals bekend is een deel van de bekostiging bestemd voor groot onderhoud. Onze scholen, ondersteund door de facilitaire afdeling, brengen in beeld wat er aan groot onderhoud moet gebeuren en wat de onderhoudskosten zullen zijn, over een tijdspanne tot veertig jaar. Sommige dingen, zoals het dak vernieuwen, doe je maar één keer. En andere, schilderen bijvoorbeeld, gebeuren natuurlijk vaker. We brengen die posten onder in de voorziening groot onderhoud. Als de onderhoudskosten lager zijn dan gepland, houden we over en valt er wat vrij. Zijn de kosten hoger, dan ontstaat er een last. Deze mutaties hebben dus effect op de winst- en verliesrekening. Verder kijken we of deze afwijking impact heeft op de voorziening en de toekomstige dotaties.”

Wat vindt u van de huidige situatie rond de voorziening groot onderhoud?

“Ik vind het verstandig om gebruik te maken van een voorziening voor groot onderhoud. Als je de voorziening niet meer mag gebruiken maar moet gaan ‘sparen’ voor afzonderlijke onderhoudsposten, dan lijkt je financiële situatie tussentijds misschien beter. Het risico is echter dat je geld voor onderhoud wat je op de langere termijn moet uitgeven, nu inzet. Als je dan ook nog minder leerlingen hebt, en dus minder baten, kun je in de problemen komen. Het schijnt dat er scholen zijn die een te lage voorziening groot onderhoud hebben. Dat wordt mogelijk veroorzaakt door te lage aanpassingen van de (materiële) bekostiging of de hogere kosten van onderhoud. Het is belangrijk om de voorziening goed te administreren zodat deze gelijk loopt met het onderliggende beleid.”

Wat vindt u van het standpunt om de regels strikter te hanteren?

“Ik denk dat het goed is om te onderzoeken wat er aan de hand is. Het lijkt erop dat scholen er verschillend mee omgaan. Als dat het geval is kunnen er verkeerde besluiten worden genomen door besturen, maar ook door andere belanghebbenden. Dus duidelijkheid over hoe we in het onderwijs omgaan met deze voorziening is belangrijk.

Voor ons is het zo dat wij periodiek naar het meerjarenonderhoudsplan kijken en de voorziening bijwerken. We houden in de gaten wat nodig is, zodat er goed onderwijs in het schoolgebouw kan worden gegeven. Belangrijk is dat er op dat moment een voorziening is waaruit de middelen kunnen worden bekostigd. Wij houden regelmatig een schouw van de gebouwen en maken de onderhoudsplanning. Minimaal één keer per jaar spreekt de schooldirecteur met de medewerker van de facilitaire afdeling om deze planning af te stemmen. In een pand dat vervangen wordt door nieuwbouw ga je natuurlijk geen grote uitgaven doen als dat niet nodig is. En natuurlijk verantwoorden wij ons over de keuzes en uitgaven. Ik vind dat de regelgeving zodanig is, dat er verstandig beleid mee kan worden gemaakt. Dus ik neem aan dat de situatie zo blijft.”

Hoe ziet u de toekomst tegemoet?

“Ik maak me wel zorgen om de fors gestegen kosten van materiaal en arbeid en milieuaspecten rond onderhoud en nieuwbouw. Daardoor liggen veel bouwactiviteiten stil en is het onderhoud duur. Dus is het belangrijk om die ontwikkelingen goed te volgen.”

Brede werkgroep vo bereidt advies voor

De oproep van een aantal accountantskantoren begin dit jaar om de jaarverslaggevingsvoorschriften over de voorziening groot onderhoud strikter te interpreteren, heeft behoorlijk wat discussie losgemaakt. Moeten de regels strikter worden nageleefd, waardoor veel besturen hun voorziening fors moeten ophogen? Is het mogelijk met de huidige regels te blijven werken of moet er een andere oplossing komen? Sinds september van dit jaar buigt een werkgroep zich over deze vragen. Onder leiding van een onafhankelijk voorzitter en vertegenwoordigers van OCW, de Raad voor de Jaarverslaggeving, accountants, PO-Raad en VO-raad verwacht de werkgroep begin 2020 een advies aan te kunnen bieden aan de RJ-werkgroep onderwijs. Onlangs is bekend gemaakt dat de overgangsregeling die was afgesproken voor 2018 en 2019 ook in 2020 mag worden toegepast.