Digitaal Veilig Onderwijs
Binnen het onderwijs is digitalisering niet meer weg te denken. Het biedt prachtige kansen, zoals meer flexibiliteit en maatwerk. Digitalisering betekent ook dat gevoelige informatie en gegevens digitaal worden verwerkt....
‘Ons motto: voer het gesprek’
Iedje Heere en Willem van den Kieboom zorgen ervoor dat digitale veiligheid hoog op de agenda blijft van het Merletcollege. Ja, het normenkader is complex, geven ze aan, maar als schoolleider kun je het gebruik ervan voor de organisatie ‘werkbaar’ maken.
Willem van den Kieboom is directeur organisatieontwikkeling bij het Merletcollege in het Land van Cuijk. Hij hield zich tot afgelopen schooljaar onder meer bezig met de implementatie van het Normenkader IBP. Hoewel de relevantie van het normenkader nooit ter discussie heeft gestaan – “het bevat alle elementen die bij zo’n normenkader horen” - moest hij wel even de tijd nemen om het goed tot zich te laten doordringen: “Met name het laten landen in je organisatie vond ik lastig. Nog steeds vind ik dat soms ingewikkeld.”
Doseren
Het Merletcollege is onderdeel van de vereniging OMO, een bestuur van meer dan zestig scholen in voornamelijk Noord-Brabant. Toen het bestuur duidelijk maakte dat alle scholen met het normenkader moesten gaan werken, kregen zij een plan hoe het moest worden uitgerold. Willem vertelt: “OMO ging relatief snel met het normenkader aan de slag. Ik heb het opgepakt samen met de afdeling ICT van de school. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de ‘harde’ kant, terwijl ik me heb gebogen over wat het betekende voor het onderwijs.”
Met rector Iedje Heere besprak hij wat nodig was voor de uitrol en hoe ze dat het beste konden doseren. Het normenkader definieert immers allerlei rollen, verantwoordelijkheden, rapportages en manieren van verantwoorden. Iedje: “We snapten de urgentie, maar hebben bewust niet iedereen meteen in de actiestand gezet. We hebben eerst gekeken hoe we dit het beste in de organisatie konden laten landen.”
Lokaal en regionaal
Willem stapte ook in de klankbordgroep digitale veiligheid van de PO-Raad en de VO-raad. “Samen hebben we een aantal handreikingen ontwikkeld voor bestuurders en toezichthouders, die er met name voor moeten zorgen dat het normenkader op een manier wordt ingevoerd die uitvoerbaar is voor scholen. Het gevaar met iets wat zo abstract is vergeleken met de dagelijkse werkzaamheden, is dat je een schijnwerkelijkheid creëert, waarin allerlei betrokkenen keurig lijstjes invullen die niets met de werkelijkheid van doen hebben.”
Handreikingen bestuurders en toezichthouders
Hoe houd je als bestuurder de regie op digitale veiligheid en hoe neem je IBP mee in de jaarcyclus? En hoe kun je als Raad van Toezicht toezien op de digitale veiligheid? Download hier de handreikingen.
“De grootte van OMO maakt het mogelijk dat je strategisch kijkt wat je lokaal moet hebben, kunnen en kennen, en wat je beter op het niveau van de vereniging kunt doen”, vertelt Iedje. Het Merletcollege heeft bijvoorbeeld onderzocht welke rollen regionaal georganiseerd konden worden. Willem: “Dat is ook vanuit governance-oogpunt interessant, want zo kun je verantwoordelijkheden scheiden en voorkom je dat je je eigen vlees keurt.”
Vrij snel zocht het Merletcollege de samenwerking met andere scholen binnen OMO, om van elkaar te kunnen leren. Willem overlegde ook herhaaldelijk met de ICT-strateeg bij OMO: “We bespraken hoe we konden voldoen aan de kaders van OMO en wat belangrijk is voor de digitale veiligheid van je organisatie, terwijl we tegelijkertijd rekening hielden met het feit dat dit onderwerp ver af staat van de medewerkers.”
De GIO
Het Merletcollege profiteert van het feit dat de school, net als steeds meer OMO-scholen, deel uitmaakt van ‘de GIO’, de Gezamenlijke ICT-Omgeving van OMO. Willem: “Daarmee is een deel van het Normenkader al min of meer gedekt.”
“Er was best wat weerstand bij de invoering”, zegt Iedje. “Je levert immers aan autonomie in. Maar het solidariteitsprincipe van OMO gaf de doorslag: we doen het samen en alle scholen gaan mee, waarbij natuurlijk rekening wordt gehouden met de ontwikkelfase waarin de scholen zitten.” De GIO is een soort schil waarin je met elkaar zit, vertelt ze. “In die beschermde omgeving is duidelijk wat je als gebruiker wel en niet mag doen. Ik denk dat de meeste mensen er geen last van hebben. Tegelijkertijd vraagt een andere manier van werken om een gedragsverandering. Dat heeft altijd tijd nodig.”
“Je moet daarom continu aandacht vragen voor het thema, met de hele schoolleiding, en het inbedden in bestaande structuren, zoals de gesprekkencyclus.”
Gedrag
Bij de invoering van de GIO bespraken Iedje en Willem ook hoe zij de organisatie zoveel mogelijk konden meenemen. “We hebben vanaf het begin eerlijk gezegd dat het niet vlekkeloos zou verlopen en dat we samen zouden moeten leren van de fouten. Voer het gesprek, is altijd ons motto geweest”, zegt Iedje.
Ook beveiligings- en privacyvraagstukken gaan uiteindelijk vaak over gedrag, is haar overtuiging. “Je moet daarom continu aandacht vragen voor het thema, met de hele schoolleiding, en het inbedden in bestaande structuren, zoals de gesprekkencyclus.” Om bewustwording te vergroten biedt het Merletcollege alle medewerkers trainingen aan over cybersecurity. Iedereen – ook de schoolleiding - krijgt elke twee weken de uitnodiging voor een online training die vijf minuten duurt. Binnen het systeem kun je brons, zilver of goud halen. Iedje: “Op het digitale bord in de personeelskamer wordt regelmatig gepost hoeveel medewerkers een certificaat hebben gehaald en waar we staan als organisatie als geheel. Na een paar maanden moet iedereen ten minste het laagste niveau hebben gehaald.”
“Medewerkers zijn vaak onbewust onbekwaam, hebben we geleerd”, aldus Willem. “Ze denken bijvoorbeeld dat ze niet op een link zullen klikken in een verdacht mailtje. Maar dat gebeurt wel. Dat zien we als we nep-phishingberichten uitsturen.” Al deze activiteiten zijn bedoeld om op een speelse en toegankelijke manier de bewustwording rondom IBP te verbeteren. Deze aanpak werkt, ziet Willem: “USB-sticks zie ik inmiddels gelukkig nergens meer. En ik merk dat mensen elkaar aanspreken op hun gedrag.”
Thematafels
Digitale veiligheid komt elk jaar terug in het jaargesprek dat Iedje voert met haar bestuur: “Het bestuur vraagt door op diverse resultaatgebieden. Wat maakt dat ik het goed doe, of juist niet? Wat doe ik anders dan een andere rector?”
Het feit dat Iedje binnen OMO aan de thematafel digitale technologie zit, vergroot haar betrokkenheid bij het onderwerp, vertelt ze. De rectoren van OMO nemen allemaal deel aan een van de bestuursbrede thematafels, net als de beleidsmedewerkers van het bestuursbureau. De thematafels geven adviezen en bereiden beleid voor, over HR, identiteit, onderwijskwaliteit, bedrijfsvoering en digitale technologie. Ze komen elke zes tot acht weken bij elkaar. “Voorheen zat ik in de stuurgroep digitalisering van OMO, en ik ben altijd al geïnteresseerd geweest in digitalisering en onderwijs.”
“In tijden van transitie worden wendbaarheid en lerend vermogen steeds belangrijker”, vult Willem aan. “Dat vraagt ander leiderschap. Schoolleiders, bestuurders én docenten hebben een open blik en lerende houding nodig om te kunnen omgaan met de belangrijke uitdagingen van ons onderwijs.”
Aanpak digitale veiligheid bij vereniging OMO: 'Verantwoordelijkheid kun je niet outsourcen’
Digitale veiligheid is in het onderwijs van cruciaal belang. Leerlingen, ouders en medewerkers vertrouwen ons immers hun gegevens toe. Maar wat is ‘veilig genoeg’? Vereniging OMO heeft een organisatiebrede aanpak…
Nieuw! Handreikingen digitale veiligheid voor bestuurders en RvT
Digitale veiligheid is een steeds belangrijker thema voor organisaties en dus ook in het onderwijs. Scholen lopen het risico om gehackt te worden of kunnen te maken krijgen met andere…
Leernetwerken digitalisering: Werk samen aan de digitale toekomst van je school
Scholen staan voor grote uitdagingen op het gebied van digitalisering, informatiebeveiliging en privacy; deze leernetwerken helpen je om om digitale veiligheid duurzaam te versterken en te verankeren binnen de organisatie.
