De Meerwaarde is een school voor vmbo en praktijkonderwijs in Barneveld met ruim 1.800 leerlingen. Er was al jaren een examencommissie actief, maar die hield zich vooral bezig met de organisatie van het centraal examen. “De kerntaak van een examencommissie is de kwaliteit van de schoolexaminering borgen, maar wij waren vooral uitvoerend bezig”, vertelt voorzitter Uulke van Barneveld, die ook docent economie op De Meerwaarde is. “De invoering van de wet VO 2020, waarin de taken van een examencommissie zijn opgenomen, was een wake-up call. Doen we de goede dingen en doen we ze goed? Het antwoord was ‘niet helemaal’. Er moest iets veranderen om van ‘zorgen voor’ naar ‘borgen van’ te gaan.”
Signaleren, evalueren en adviseren
De organisatie van het proces rondom bewaking en uitvoering van toetsing en (school)examinering van De Meerwaarde ging op de schop: er werd een nieuwe examencommissie geïnstalleerd die aan de wettelijke eisen voldeed en de school formeerde een examenbureau dat de examensecretaris bij zijn werkzaamheden ondersteunt. Een toetscommissie met leden van de vakgroepen vormt de schakel tussen de vakgroepen en de examencommissie. De examencommissie zelf richt zich op haar kerntaken, namelijk de kwaliteit van de examens bewaken en verbeteren door te signaleren, te evalueren en te adviseren.
Dankzij de goede samenwerking met het bestuur en de directie kwam deze rolverdeling tot stand
Stevige positie in school
“Dankzij de goede samenwerking met het bestuur en de directie kwam deze rolverdeling tot stand”, zegt Uulke. “We hebben goede procesafspraken kunnen maken over de adviezen aan de directie en de opvolging daarvan. Dat helpt de examencommissie bij de uitvoering van haar taken. Als examencommissie geven we niet alleen advies, we kunnen door de directie ook om advies gevraagd worden. Mede daardoor, maar ook doordat de directie echt wat met onze adviezen doet, hebben we inmiddels een stevige positie in de school. Dat is een belangrijke voorwaarde voor succes.”
Meerdere petten
De examencommissie bestaat naast Uulke uit Julia Simon, docent economie en vakgroepleider, en Ans ter Haar, onderwijskundig adviseur en voormalig docent Engels en Nederlands op De Meerwaarde. Julia is ook lid van het examenbureau en Uulke is eveneens voorzitter van de toetscommissie en examensecretaris. Vanuit zijn rol als examensecretaris coördineert hij het examenbureau. Dat hij meerdere petten draagt, is volgens Ans een voordeel. “Als spin in het web tussen examencommissie, examenbureau en toetscommissie kan hij zijn expertise goed inzetten”, zegt ze. “Als onderwijskundig adviseur word ik overkoepelend betrokken en als lid van het examenbureau brengt Julia ook signalen in die in de examencommissie worden besproken.”
Bijkomend voordeel
Uulke vult aan dat hij als examensecretaris bezig is met zorgen en in de examencommissie juist met borgen. “Beide rollen raken elkaar, maar hoeven niet te botsen. Gebeurt dat wel, dan hebben Ans en Julia een controlerende functie.” Bijkomend voordeel is dat Uulke door zijn meerdere rollen op alle afdelingen van de school komt. Wat hij signaleert, bespreekt hij met Ans en Julia. Eens per maand overlegt hij als voorzitter van de examencommissie met de onderwijsdirecteur over hoe de school de kwaliteit van de schoolexaminering kan borgen.
Deze heldere rolverdeling is de eerste succesfactor van de examencommissie op De Meerwaarde.
Vanaf het begin gaven we gevraagd en ongevraagd signalen met adviesnotities af aan de directie. Die bepaalt of en hoe ons advies wordt opgevolgd
Plan van aanpak
Een tweede succesfactor is dat de examencommissie ook zelf een positie in school heeft gecreëerd. Uulke: “Vanaf het begin gaven we gevraagd en ongevraagd signalen met adviesnotities af aan de directie. Die bepaalt of en hoe ons advies wordt opgevolgd, want dat is de taak van de schoolleiding. We werken steeds met een plan van aanpak en gebruiken de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). Bij elk signaal noteren we de eigenaar, het advies, wie dat uitvoert en wanneer het klaar moet zijn. Zo maken we ook meetbaar wat we doen.” Deze manier van gevraagd en ongevraagd advies geven zorgt voor een duidelijke scheiding tussen borgen en zorgen, de derde succesfactor. Julia: “We horen namelijk vaak van andere examencommissies dat zij niet goed weten wie moet uitvoeren wat zij signaleren en adviseren.”
Het goede gesprek voeren
“De schoolleiding geeft de opdracht tot de uitvoering van de adviezen in de school, niet de examencommissie”, vertelt Julia verder. “Zo voorkom je botsingen met collega’s die denken ‘wie ben jij om mij te vertellen wat ik moet doen?’. We voeren wél het goede gesprek met de vakgroepen en hanteren de stijl van de waarderende aanpak. Met kritische vragen laten we collega’s zelf nadenken, bijvoorbeeld over het afsluitende karakter van het PTA. Hoe borg jij dat? Waar staan we nu en waar willen we heen? En wat moeten we doen om daar te komen? We willen bewustwording creëren en de toetscommissie begeleidt daarbij. Het is een proces waar je een lange adem voor nodig hebt.”
Kleine stapjes
Het hebben van geduld is op De Meerwaarde de vierde sleutel tot succes. “Accepteer als examencommissie dat de ene vakgroep van verder moet komen dan de andere”, zegt Ans. “Kleine stapjes zijn ook stappen. Vakgroepen die nadenken over toetsing, zetten een stap in de goede richting. Wat het afsluitende karakter van het PTA betreft, hebben we echt winst geboekt. Veel vakgroepen toetsen nu vanuit de leerdoelen (ons advies aan de schoolleiding) en de toetscommissie stuurt daarop. Dankzij scholing – eveneens een advies van de examencommissie aan de directie – heeft elke vakgroep nu een toetsexpert en schoolbreed zijn er toetsdeskundigen. Dit heeft bij alle vakgroepen geleid tot minder toetsen in hun PTA. Zo werken we met elkaar aan de kwaliteit van de schoolexamens.”
Stem van de leerling
Aandachtspunt voor de komende tijd is hoe de school het borgen van die kwaliteit meetbaar en inzichtelijk kan maken. Aan het einde van dit schooljaar wordt in een open arena informatie over toetsing opgehaald bij de leerlingen. Ans: “Wat vinden zij van de hoeveelheid toetsen, de organisatie ervan en de inhoud? Een deel van de docenten is daarbij aanwezig en hoort dus uit eerste hand wat de leerlingen daarover zeggen. We doen het voor de leerlingen, dus dan moet je ze ook een stem geven.”
De examencommissie wil ook gaan onderzoeken hoe het schooleigen karakter meer in het PTA kan terugkomen. Uulke: “We zijn een praktijkgerichte vmbo-school, maar het PTA bestaat vooral uit theorietoetsen. Waarom? Daarover gaan we ook het goede gesprek voeren. Precies wat onze taak is: we signaleren een verbeterpunt, evalueren en adviseren de directie hoe we kunnen verbeteren. Daarna stappen we eruit en begint die cyclus opnieuw.”